Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка , фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем. Стоит заметить, что она состоит из сокращенного названия организации, куда поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (индекса)
Дата получения будет важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С ϶ᴛᴏго числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве, и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
В случае если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об ϶ᴛᴏм специальная отметка. Идентификатором электронной копии документа будет отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения демонстрируется в резолюции.
Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Стоит заметить, что она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и ϲʙᴏевременность выполнения. К резолюции предъбудут те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По ϲʙᴏему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например,«Зачислить», «Выделить 300 тыс. руб.», «Отказать») или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения.
В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, будет ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются обычно после фамилии.
В случае если срок исполнения документа будет типовым или он указан в тексте самого документа, и, следовательно, не требуется его специально указывать в резолюции, то руководитель может проставить в резолюции только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату.
Резолюция переносится в регистрационную форму и часто будет основанием взятия документа на контроль. В ϶ᴛᴏм случае срок исполнения документа берется из резолюции.
В ряде случаев, когда на документе нет ϲʙᴏбодного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к кᴏᴛᴏᴩому резолюция относится
В случае если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль». Кстати, эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или быть написанной от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.
Ее цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.
Завершающая отметка на документе — ϶ᴛᴏ отметка об исполнении. Стоит заметить, что она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Стоит сказать - получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года)
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления ϶ᴛᴏй отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер ϶ᴛᴏго дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части.
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ. Именно такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, кᴏᴛᴏᴩый хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Отметка содержит в себе инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Но так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облепит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Отметка об исполнителе может находиться как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа с левой стороны на нижнем поле.
При размещении ϶ᴛᴏго реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа)
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.
Как правильно зарегистрировать входящий документ, где именно ставить входящий номер и дату?
Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, должен быть отражен в локальном нормативном акте вашей организации, регламентирующем документирование и организацию работы с официальными документами. Таким нормативным актом может являться инструкция по делопроизводству, или положение о порядке ведения делопроизводства. Однако отдельные вопросы работы с документами также закрепляются в распорядительных документах, отдельных положениях или регламентах.
Статья о входящих документах поможет вам не допускать ошибок в работе.
Если в вашей организации такого локального нормативного акта еще нет, или вы только начали его разрабатывать, при работе с документами можно руководствоваться ГОСТами (например, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации), иными нормативными документами Росархива (например, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М., 1991).
В соответствии с положениями ГСДОУ все документы, поступающие в организацию (входящие документы), проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Регистрации подлежат не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения, или использования в справочных целях.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующих регистрационных формах (журнале регистрации, карточках (РКК), или в СЭД). Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива (например, входящие документы), дополняется при необходимости индексами по номенклатуре дел, классификаторами исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Все о входящей корреспонденции вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.
При регистрации входящих документов должен соблюдаться принцип однократной регистрации в день поступления. На документах ставится отметка о поступлении , которая в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 размещается в правом углу нижнего поля первого листа документа (в исключительных случаях на обороте первого листа) и включает учетный номер, входящий регистрационный индекс и дату получения документа в организации, которой адресован документ. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или с помощью штампа, в котором указывается наименование организации, а также индекс входящего документа и дата поступления (они дописываются от руки, или ставятся с помощью нумератора и датера). В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты).
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.
Где правильно ставить входящий номер в многостраничном документе: на первой странице или на последней?
Секретарь, г. Тамбов
Ответ на ваш вопрос содержится в п. 3.24 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. М., 2003. - 90 с.
3.24. Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте..
|
Название организации |
||
|
00.00.0000 № ____________ |
||
Как правило, отметку о поступлении документа в организацию, содержащую очередной порядковый номер и дату поступления документа, оформляют в нижнем правом углу лицевой стороны первого листа документа (как это показано в схемах расположения реквизитов документов, содержащихся в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003). Такое месторасположение реквизита позволяет быстро определить номер и дату поступления документа, а также облегчить процесс регистрации. Ведь документ может иметь приложения и тогда поиск последней страницы самого документа займет дополнительное время.
Для того чтобы несовершеннолетнему подтвердить российское гражданство, долгое время недостаточно было наличия только документа о рождении. Для этого нужно было получать отдельный вкладыш к нему. Без него нельзя было оформить российский и заграничный паспорт. Ситуация изменилась после вступления в силу Закона «О гражданстве Российской Федерации» от 31.05.2002 № 62-ФЗ (ред. от 01.05.2016). Новорожденным с 1 июля 2002 года вкладыш требовался лишь в редких случаях, а в 2007 году вместо него стали проставлять штамп о гражданстве в свидетельстве о рождении.
Свидетельство о рождении является первым официальным документом новорожденного, подтверждающим его личность на территории РФ . В документе указана вся необходимая информация о ребенке: фамилия, имя и отчество, дата и место рождения, сведения о его законных представителях. Получить его необходимо в течение 1 месяца после появления ребенка на свет.
Согласно новой редакции вышеуказанного закона, дети, появившиеся на свет после 1 июля 2002 года, автоматически становятся гражданами РФ при следующих условиях:
Ставить штамп, подтверждающий правовую связь с государством, в вышеперечисленных случаях можно добровольно по желанию родителей, к тому же признается как факт наличия подданства РФ у несовершеннолетних и запись, сделанная о них в российских паспортах законных представителей.
Попробуем разобраться, нужно ли в свидетельство о рождении ставить отметку о гражданстве и в каких случаях. Несмотря на наличие в свидетельстве информации о принадлежности родителей к российскому государству или записи о детях в их паспортах, на практике до сих пор продолжают требовать данную отметку.
Особенно часто это происходит при следовании несовершеннолетних с родителями в безвизовые с Россией страны, поэтому рекомендуется все-таки ее сделать.
Ставится отметка очень просто и, как правило, сразу же в день обращения.
Наиболее распространенными случаями, когда отметку в документе о рождении требуют предъявить, являются:
Кроме этого, если в документе о рождении не указана информация о том, что оба или единственный родитель являются гражданами РФ, подтверждающую подданство отметку лучше поставить.
Есть ряд случаев, когда только свидетельство о рождении не является подтверждением факта наличия российского гражданства, и необходимо поставить отметку:
Кроме того, согласно российскому законодательству, полноправными документами, подтверждающими наличие у несовершеннолетнего российского гражданства, являются заграничный паспорт или внутренний российский, который выдается по достижении 14 лет. При наличии этих двух документов или одного из них получать дополнительно отметку в свидетельстве смысла нет.
Ряд различных аспектов влияет на то, какие документы нужны для штампа о гражданстве, – это дата и место рождения малыша, государственная принадлежность родителей. Рассмотрим это применительно к разным ситуациям.
Теперь выясним, как и где поставить гражданство на свидетельство о рождении ребенку в 2020 году.
Для проставления штампа следует обратиться с устным заявлением в территориальное подразделение ГУВМ МВД по месту регистрации ребенка или его законных представителей.
За границей это можно сделать в консульском учреждении или дипломатическом представительстве РФ.
Данная процедура заметно упростилась с момента введения штампа в 2007 году. Родителям детей, рожденных после 1 июля 2002 года, нужно лишь обратиться с устным заявлением и паспортом. После заполнения необходимого заявления и представления документов, а также после их проверки сотрудником подразделения ГУВМ МВД ставится отметка. Обычно это делается в день обращения.
Данная процедура является добровольной и не облагается государственной пошлиной. Исключением являются дети, родившиеся за пределами РФ, один из законных представителей которых иностранец. В этом случае необходимо уплатить консульский сбор за процедуру принятия несовершеннолетних в российское гражданство, который составляет 65 долларов США.
С 1 июля 2002 года получить данную услугу можно в течение одного дня. Если малыш родился до этой даты, то в силу бюрократических сложностей возможно увеличение срока.
Как известно, подтверждением гражданской принадлежности в РФ может быть не только отметка, но и вкладыш. И тем, кто до сих пор интересуется, как получить вкладыш о гражданстве к свидетельству о рождении в 2020 году, следует знать, что он был отменен еще в 2007 году. Вместо него был введен штамп, который значительно упростил и ускорил данную процедуру. Все ранее выданные вкладыши до сих пор действительны и дополнительно ставить отметку не нужно.
В большинстве случаев отметку ставят в верхнем левом углу на обратной стороне документа. Тем не менее можно встретить свидетельство, в котором она находится на лицевой стороне. И в том, и в другом случае документ считается действительным, и поэтому не важно, где в свидетельстве о рождении ставят печать о гражданстве.
Отметка представляет собой прямоугольный оттиск, который в обязательном порядке содержит следующую информацию:
На оттиск ставится круглая гербовая печать госоргана, сделавшего запись о гражданской принадлежности.
Никакой ответственности, если не указано гражданство в свидетельстве о рождении, законодательно не предусмотрено. Ставится такая отметка исключительно по желанию, но, как показывает практика, лучше ее сделать.
Требование об отметке при оформлении паспорта детям, родившимся после июля 2002 года и достигшим 14 лет, является неправомерным, если в свидетельстве четко указано, что законные представители подростка являются гражданами РФ.
В случае если несовершеннолетний родился до указанного периода и у него до сих пор нет штампа о гражданстве или вкладыша, то в оформлении паспорта может быть отказано.
Как известно, по закону паспорт нужно оформить в течение 30 дней по достижении возраста в 14 лет, поэтому во избежание проблем лучше отметку поставить заранее, тем более что сама процедура ее получения несложная.
Теперь рассмотрим, как в свидетельстве о рождении проставить гражданство ребенку, рожденному за границей.
Малыш, родившийся за границей, у которого оба родителя или один из них являются российскими гражданами, также может рассчитывать на получение статуса гражданина РФ, но если в первом случае это делается автоматически, то во втором осуществляется процедура приема в гражданство в упрощенном порядке.
Для этого необходимо обратиться в консульское учреждение или дипломатическое представительство РФ в иной стране. Из документов понадобятся паспорта родителей и справка о рождении, выданная медицинским учреждением, где появился на свет малыш. Ее нужно будет перевести на русский язык и заверить нотариально, затем на нее , после чего ставится отметка о гражданстве.
Если один из законных представителей иностранец, новорожденный не получает гражданство РФ по праву рождения. В этом случае инициируется процесс принятия несовершеннолетнего в российское гражданство, для чего нужно будет предоставить:
Малышу, рожденному за границей, не выдают российского свидетельства. Как правило, вместе с отметкой на справке с места рождения ему, как полноправному гражданину РФ, оформляется заграничный паспорт.
Помимо консульского сбора нужно будет оплатить следующие услуги:
Процесс расторжения брака иногда бывает весьма непростой процедурой. У обеих сторон возникает масса вопросов, один из которых касается необходимости штампа о разводе в паспорте.
Пометка о разводе считается конечным этапом бракоразводного процесса. Ставят отметку после выяснения всех формальностей и окончательного решения о разводе.
В данной статье рассмотрим, зачем ставят штамп в паспорте о разводе, где и как можно поставить штамп, а также как он выглядит.
Прежде чем поставить печать, означающую расторжение отношений и новый статус бывших супругов, необходимо пройти ряд процедур:
Поставить штамп о разводе в паспорте допускается в разных местах, в зависимости от ситуации:
В этом случае про отметку в документе чаще всего забывают или не хотят тратить на это свое время. После процесса в суде бывшим супругам выдается решение, которое является официальным документом, подтверждающим, что люди больше не связаны обязательствами друг перед другом.
Для того чтобы сделать пометку в паспорте, необходимо обратиться в ЗАГС, предъявив решение суда, после чего она будет произведена.
Как правило, о необходимости сделать запись, свидетельствующую о прекращении обязательств перед супругом, люди вспоминают лишь при решении вступить в новый семейный союз. Для его заключения необходимо предоставить сотрудникам ЗАГСа паспорт, в котором стоит штамп о разводе.
Паспорта всех людей имеют одинаковую структуру, каждая страница необходима для определенных записей и отметок. Независимо от пола и места жительства, соответствие записей и номеров страниц одинаково для всех.
Отдельной страницы для пометки о прекращении отношений в документе нет, он проставляется на страницах 14 и 15, предназначенных для отражения любого изменения семейного положения человека.
Как правило, пометку о расторжении отношений получается внести непосредственно после штампа о его заключении.
Стоимость услуги по постановке печати в паспорте не установлена на законодательном уровне. Проведение этой процедуры входит в стоимость госпошлины, оплачиваемой при прекращении официальных отношений, которая составляет 400 рублей во всех регионах России.
Многих людей, находящихся на стадии официального разрыва отношений, интересует, как выглядит пометка о разводе. Штамп имеет форму прямоугольника и включает в себя все необходимые сведения:
В настоящее время отметка о свободе от отношений является формальностью, которую можно не выполнять. Главное подтверждение официального расторжения – документ, выданный судом или отделом ЗАГСа. В суде таким документом является постановление о расторжение брака, в ЗАГСе – свидетельство о его прекращении.
После официального расторжения отношений в суде, для того чтобы сделать пометку в основном документе, необходимо идти в отдел ЗАГСа по месту жительства, где на основании предъявленного постановления ставят отметку и выдают свидетельство о прекращении обязательств друг перед другом.
Есть ситуации, при которых принципиально важно наличие записи в основном документе:
Бывают случаи, когда даже в этих ситуациях можно обойтись без пометки о прекращении семейных обязательств. Возможно это в том случае, если пометка о его заключении отсутствует и страницы, на которых ставятся отметки о семейном положении, пусты.
