На копиях трудовых книжек с 1 июля 2018 года нужно писать, где хранится подлинник. Это касается и всех остальных кадровых документов. Правила поменяются с 1 июля 2018 года, когда вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Росстандарт перенес дату введения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2017 года на 1 июля 2018 года приказом от 25 мая 2017 г. № 435-ст.
ВАЖНОЕ УТОЧНЕНИЕ
Сегодня действуют два документа, в которых написано, как заверять копии. Это:
– ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.26);
– Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-x «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (абз. 4 п. 1).
По Указу в записи о верности копии обязательно следует указать место хранения подлинника. В связи с чем рекомендуем делать такую отметку уже сейчас.
Если вы уже начали оформлять кадровые документы по новым правилам, это не ошибка. ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно использовать уже сейчас, особенно это касается отметки о заверении копии и оттиска печати. Разберем на образцах, как оформлять реквизиты по новому ГОСТу.
Отметку о заверении копии ставьте под реквизитом «Подпись» либо в нижнем крае листа (если документ без подписи). Новый ГОСТ вводит два варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия.
На копии для внутреннего пользования, как и раньше, следует написать слово «Верно», должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
На копии документа для другой организации c 1 июля 2018 года дополнительно нужно указать место хранения документа, с которого изготовили копию: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год». Поставить печать (если компания ее использует).
Если компания не включила в номенклатуру дел трудовые книжки как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой книжки можно, например, указать, что подлинник документа находится в отделе кадров компании «Рассвет» (образец ниже).
Для удобства можно изготовить штамп с постоянной информацией (образец ниже). Такой порядок нужно применять с 1 июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых книжек. В отметке о заверении копии документа по ГОСТу должна стоять печать. В этом реквизите тоже есть изменения.
Печать проставляйте, чтобы она не захватывала подпись лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП», что означает «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт не уточняет, захватывает ли оттиск печати фрагмент должности. Но безопаснее, чтобы печать заходила на название должности. Ведь она призвана заверять подпись должностного лица, и нужно показать, что ее проставили после того, как был создан документ (образец ниже).
Чтобы узнать, как изменятся правила оформления, – передвиньте на образце значок
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит пока еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 . В них одинаковое количество реквизитов – 30, которые отличаются по составу. ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает четыре новых реквизита. А значит, придется обновить локальный регламент по кадровому делопроизводству.
Гриф ограничения доступа к документу (1) . Ставят на документах с информацией, доступ к которой ограничен. Проставляют гриф в верхнем правом углу первого листа документа, проекта на границе верхнего поля листа (образец ниже).
Задержитесь на картинке и дождитесь умных примечаний
Виды грифов ограничения нужно закрепить в локальных актах. Например, предусмотрите в Положении о персональных данных специальную отметку: «Содержит персональные данные», либо «ПД», либо другой вариант. Помимо персональных данных, документы ограниченного доступа можно отмечать грифом: «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и т. д.
Наименование структурного подразделения – автора документа (2) . Размещают под наименованием организации в бланках писем и документов подразделений: филиала, отделения, представительства, коллегиального органа и др. (п. 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Стандарт рекомендует оформлять реквизит прописными буквами (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».
Наименование должности лица – автора документа. Размещают под наименованием организации (территории, края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органа власти субъекта РФ, муниципального образования (п. 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, «ДИРЕКТОР».
Отметка об электронной подписи (3)
.
Позволяет визуализировать электронный документ с электронной подписью. Отметку об электронной подписи делают на том месте, где стояла бы живая подпись на аналогичном бумажном документе. Реквизит включает:
– фразу «Документ подписан электронной подписью»;
– номер сертификата ключа электронной подписи;
– фамилию, имя, отчество владельца сертификата;
– срок действия сертификата.
Реквизит может содержать эмблему организации или органа власти, товарный знак, знак обслуживания. Главное, чтобы все элементы были видимы и читаемы.
Часть прежних реквизитов стандарт уточнил, включил в состав других или кардинально изменил. Разберемся, что нового в оформлении реквизитов, важных для кадровика.
Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись» можно выделять полужирным шрифтом. А также отдельные фрагменты текста (п. 3.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Только нужно закрепить это правило в локальном акте по делопроизводству.
Адресат. В этом реквизите добавили адрес электронной почты. Если направляем письмо по е-mail/факсу, допустимо указать только номер факса или электронную почту получателя. Если адресат – должностное лицо, перед фамилией можем указать «г-ну» или «г-же» (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Дата документа. Если месяц в дате документа указан словом, то день месяца от 1 до 9 пишем без нуля (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Текст документа.
В новом ГОСТе прописано, каким шрифтом печатать кадровые документы и через какой межстрочный интервал (п. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Желательно оформлять реквизиты шрифтами:
Times New Roman, размер 13–14
Arial, 12–13
Verdana, 12–13
Calibri, 14
